Stand: Juli 2026
Wir informieren transparent darüber, wie personenbezogene Daten beim Besuch unserer Website und bei der Nutzung der DentaTool-Plattform verarbeitet werden.
Wir freuen uns über Ihr Interesse an DentaTool. Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, wie personenbezogene Daten beim Besuch unserer Website sowie bei der Nutzung der DentaTool-Plattform verarbeitet werden.
DentaTool ist eine cloudbasierte Softwarelösung für Dentallabore. Dabei können je nach Nutzung auch sensible Daten, insbesondere Patienten-, Auftrags-, Abrechnungs- und Gesundheitsdaten, verarbeitet werden. Wir legen deshalb besonderen Wert auf Datenschutz, Informationssicherheit, Transparenz und eine klare Rollenverteilung nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:
DentaTool GmbH & Co. KG
Jülicher Straße 6
13357 Berlin
Deutschland
Vertreten durch:
DentaTool Verwaltungs-GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Florian Görsdorf
E-Mail:
florian.goersdorf@dentatool.de
Website:
www.dentatool.de
Für Fragen zum Datenschutz können Sie uns jederzeit unter folgender E-Mail-Adresse kontaktieren:
florian.goersdorf@dentatool.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn die Verarbeitung
Die maßgeblichen Rechtsgrundlagen ergeben sich insbesondere aus Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, verarbeitet werden, erfolgt dies nur, wenn hierfür eine zusätzliche Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO besteht oder die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung für unsere Kunden erfolgt.
Bei der Nutzung unserer öffentlichen Website verarbeiten wir personenbezogene Daten von Websitebesuchern. Dies betrifft insbesondere technische Daten, Kommunikationsdaten und Nutzungsdaten.
Die öffentliche Website dient der Information über DentaTool, der Kontaktaufnahme sowie der Darstellung unserer Leistungen.
Unsere Website wird auf Servern betrieben, die von einem professionellen Hosting-Anbieter bereitgestellt werden.
Beim Aufruf unserer Website werden technisch notwendige Informationen verarbeitet. Hierzu können insbesondere gehören:
Diese Daten werden verarbeitet, um die Website technisch bereitzustellen, die Stabilität und Sicherheit der Systeme zu gewährleisten, Fehler zu analysieren und Missbrauch zu verhindern.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unserer Website.
Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder auf anderem Weg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Hierzu können insbesondere gehören:
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen sowie gegebenenfalls zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung von Anfragen.
Wir verwenden auf unserer öffentlichen Website die selbst gehostete Webanalyse-Software Umami, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und unser Informationsangebot zu verbessern.
Umami wird von uns selbst betrieben und über unsere eigene Subdomain analytics.dentatool.de eingebunden. Eine Weitergabe der Analysedaten an einen externen Analytics-Anbieter erfolgt nicht.
Umami wird von uns ohne Tracking-Cookies betrieben. Es werden keine Third-Party-Cookies gesetzt.
Die Auswertung dient insbesondere dazu, Seitenaufrufe, häufig besuchte Inhalte, technische Nutzungsinformationen und die allgemeine Nutzung unserer Website besser zu verstehen. Die Auswertung erfolgt nicht zur Erstellung personenbezogener Nutzerprofile, nicht zu Werbezwecken und nicht zum Training eigener KI-Modelle.
Umami wird ausschließlich auf unserer öffentlichen Website eingesetzt und nicht zur Analyse von Labor-, Patienten- oder Auftragsdaten innerhalb der DentaTool-Plattform verwendet.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der datenschutzfreundlichen Analyse und Verbesserung unserer öffentlichen Website.
Auf unserer öffentlichen Website können Videos eingebunden sein, die über YouTube bereitgestellt werden. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Die Einbindung dient der anschaulichen Darstellung unserer Software, unserer Produktfunktionen und unserer Inhalte. Die Nutzung von YouTube erfolgt daher im Interesse einer verständlichen und ansprechenden Darstellung unseres Onlineangebots.
YouTube-Videos werden von uns über eine spezielle Domain im sogenannten „erweiterten Datenschutzmodus“ eingebunden. Dies ist insbesondere an dem Bestandteil youtube-nocookie in der Domain erkennbar.
Nach Angaben von YouTube werden im erweiterten Datenschutzmodus keine Cookies zu Nutzeraktivitäten gesetzt, um die Videowiedergabe zu personalisieren. Dennoch können bei der Einbindung oder Wiedergabe eines YouTube-Videos personenbezogene Daten an Google übermittelt und dort verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, technische Metadaten sowie Informationen zur Interaktion mit dem Video gehören. Dazu kann beispielsweise gehören, ob ein Video abgespielt wurde oder an welcher Stelle die Wiedergabe fortgesetzt werden soll.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der nutzerfreundlichen und anschaulichen Darstellung unserer Software, unserer Produktfunktionen und unserer Inhalte.
Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy
Weitere Informationen zu YouTube finden Sie unter: https://www.youtube.com
Soweit personenbezogene Daten an Google-Unternehmen in Drittländern, insbesondere in den USA, übermittelt werden, erfolgt dies nach Angaben von Google auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Frameworks, soweit die jeweiligen Google-Unternehmen entsprechend zertifiziert sind.
Die DentaTool-Plattform dient Dentallaboren zur Organisation, Bearbeitung und Dokumentation zahntechnischer Abläufe.
Je nach Nutzung können innerhalb der Plattform insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Bei der Verarbeitung von Daten innerhalb eines Kundenmandanten ist grundsätzlich das jeweilige Dentallabor Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
DentaTool verarbeitet diese Daten im Auftrag des jeweiligen Kunden als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Grundlage hierfür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
Das bedeutet insbesondere:
Soweit DentaTool personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeitet, etwa zur Vertragsverwaltung, Abrechnung, Kundenkommunikation, Sicherheit oder Verwaltung eigener Geschäftsbeziehungen, handelt DentaTool selbst als Verantwortlicher.
Bei der Registrierung und Nutzung der DentaTool-Plattform verarbeiten wir Daten, die zur Einrichtung und Verwaltung des Kundenkontos erforderlich sind.
Hierzu können insbesondere gehören:
Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung, Verwaltung und Bereitstellung der DentaTool-Plattform sowie zur Durchführung des Vertragsverhältnisses.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Vertragsdurchführung erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung der Sicherheit und Verwaltung der Plattform dient, erfolgt sie zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Innerhalb der DentaTool-Plattform können Kunden Daten zu Laboraufträgen, Patienten, zahntechnischen Arbeiten, Abrechnungen, Kostenvoranschlägen, Materialien, Chargen und MDR-Dokumentationen verarbeiten.
Hierzu können auch Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO gehören.
DentaTool verarbeitet diese Daten grundsätzlich nicht als eigener Verantwortlicher, sondern als Auftragsverarbeiter für das jeweilige Dentallabor. Die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Eingabe, Verarbeitung und Nutzung dieser Daten innerhalb des Kundenmandanten liegt beim jeweiligen Kunden.
DentaTool verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Plattformfunktionen, zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehlerbehebung, zur IT-Sicherheit und im Rahmen der vertraglich vereinbarten Leistungen.
Kunden können innerhalb der DentaTool-Plattform Dateien und Dokumente hochladen, speichern, verwalten und austauschen.
Hierzu können insbesondere gehören:
Diese Daten können personenbezogene Daten, Patientendaten oder Gesundheitsdaten enthalten. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb des jeweiligen Kundenmandanten und grundsätzlich im Auftrag des jeweiligen Kunden.
DentaTool kann Funktionen zur Kommunikation, Benachrichtigung und Zusammenarbeit bereitstellen. Hierzu können insbesondere E-Mail-Benachrichtigungen, Systemhinweise, Statusmeldungen, Kundenportal-Funktionen oder Nachrichten im Zusammenhang mit Laboraufträgen gehören.
Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die für die jeweilige Kommunikation erforderlich sind. Hierzu zählen insbesondere Empfänger, Absender, Inhalte, Betreffzeilen, Zeitpunkte, technische Versandinformationen und Zustellinformationen.
Für den Versand transaktionaler E-Mails können spezialisierte Dienstleister eingesetzt werden.
Wenn Kunden Support anfragen, kann es erforderlich sein, dass DentaTool auf Daten im jeweiligen Kundenmandanten zugreift, um eine Anfrage zu bearbeiten, einen Fehler zu analysieren oder vertragliche Leistungen zu erfüllen.
Supportzugriffe erfolgen nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Sie erfolgen durch autorisierte Personen und grundsätzlich mandantenbezogen.
DentaTool nutzt Supportzugriffe nicht zur Auswertung von Kunden-, Patienten- oder Auftragsdaten zu eigenen Zwecken.
Zum Schutz der Verfügbarkeit und Integrität der Kundendaten erstellt DentaTool regelmäßig Datensicherungen.
Backups dienen der Wiederherstellung der Plattform nach technischen Störungen, Sicherheitsvorfällen oder anderen außergewöhnlichen Ereignissen.
Datensicherungen werden nach einer definierten Backup-Strategie regelmäßig erstellt und ihre Wiederherstellbarkeit in angemessenem Umfang überprüft.
Für Datensicherungen gelten definierte Aufbewahrungs- und Überschreibungsfristen entsprechend unserem Lösch- und Aufbewahrungskonzept.
Backups dienen nicht als Archivsystem und grundsätzlich nicht zur Wiederherstellung einzelner versehentlich gelöschter Datensätze durch Kunden.
DentaTool kann anonymisierte oder aggregierte Nutzungsdaten auswerten, um die Plattform zu verbessern, Fehler zu erkennen, Funktionen zu priorisieren, die Benutzerfreundlichkeit zu optimieren, die technische Stabilität zu erhöhen und Kapazitäten zu planen.
Dabei werden keine personenbezogenen Nutzerprofile erstellt. Die Auswertung erfolgt nicht zu Werbezwecken, nicht zur Bewertung einzelner Personen, nicht zur Weitergabe an Dritte und nicht zum Training eigener KI-Modelle.
Soweit Daten anonymisiert werden, erfolgt dies so, dass ein Personenbezug nicht mehr hergestellt werden kann. Soweit Daten aggregiert werden, erfolgt die Auswertung nur auf zusammengefasster Ebene.
DentaTool stellt derzeit keine produktiven KI-Funktionen innerhalb der Plattform bereit.
Sofern DentaTool künftig KI-gestützte Funktionen anbietet, dienen diese der Unterstützung organisatorischer, administrativer oder fachlicher Abläufe. KI-Ergebnisse ersetzen keine fachliche, rechtliche, abrechnungsbezogene, medizinprodukterechtliche oder sonstige Prüfung durch den Kunden.
Kundendaten werden nicht zum Training eigener KI-Modelle verwendet.
Soweit für künftige KI-Funktionen externe Dienstleister eingesetzt werden oder personenbezogene Daten verarbeitet werden, wird DentaTool die entsprechenden Informationen transparent bereitstellen und, soweit erforderlich, vertragliche und datenschutzrechtliche Grundlagen schaffen.
Zur Bereitstellung unserer Website, der DentaTool-Plattform und unserer Geschäftsprozesse setzen wir Dienstleister ein.
Hierzu können insbesondere Dienstleister in folgenden Bereichen gehören:
Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir mit ihnen Auftragsverarbeitungsverträge ab.
Eine Übersicht der Unterauftragsverarbeiter stellen wir in unserer Dokumentation zur Verfügung.
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten findet grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums statt, soweit dies für die von DentaTool genutzten Leistungen möglich ist.
Soweit personenbezogene Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Hierzu können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln gehören.
Bei der Einbindung von YouTube kann eine Übermittlung personenbezogener Daten an Google und mit Google verbundene Unternehmen auch in Drittländer erfolgen.
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Daten aus Anfragen werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Vertrags- und Abrechnungsdaten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
Kundendaten innerhalb der DentaTool-Plattform werden nach Beendigung des Vertragsverhältnisses nach Maßgabe des Vertrags, des Auftragsverarbeitungsvertrags und unseres Lösch- und Aufbewahrungskonzepts gelöscht oder zurückgegeben.
Backups werden nach definierten Aufbewahrungs- und Überschreibungsfristen gelöscht oder überschrieben.
DentaTool setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.
Hierzu gehören insbesondere:
Weitere Informationen stellen wir in unserem Security & Trust Center sowie in unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen bereit.
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
Wenn wir personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter für einen Kunden verarbeiten, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde für die Bearbeitung von Betroffenenrechten verantwortlich. Wir unterstützen unsere Kunden im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben.
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht weiter, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
Zuständig kann insbesondere die Aufsichtsbehörde am Wohnort der betroffenen Person, am Sitz des Verantwortlichen oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes sein.
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Website, unsere Plattform, unsere Prozesse, unsere Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern.
Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.
Weitere Informationen
Dort erläutern wir verständlich, wie DentaTool mit Datenschutz, Informationssicherheit und dem verantwortungsvollen Einsatz von KI umgeht.
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