Software für Dentallabore gibt es seit Jahrzehnten. Doch die Anforderungen an ein modernes Labor haben sich grundlegend verändert: digitale Schnittstellen, regulatorische Pflichten, mobile Arbeitsplätze. Welche Dentallabor Software Funktionen heute wirklich zählen, hängt davon ab, wie Ihr Laboralltag tatsächlich aussieht. Die folgende Liste zeigt sieben Anforderungen, die Sie bei der Auswahl oder Bewertung Ihrer Laborsoftware als Maßstab nehmen können.
1. Cloudbasierter Zugang: Arbeiten im Browser, ohne eigene Server
Eine moderne Laborsoftware läuft im Browser und macht lokale Server, IT-Wartung und manuelle Backups überflüssig.
Klassische Windows-Programme binden Sie an einen bestimmten Rechner im Labor. Eine cloudbasierte Lösung läuft im Browser, auf jedem Gerät mit Internetzugang. Das bedeutet: keine Serverräume, keine IT-Dienstleister für Updates, keine Sorge um Datensicherungen. Wenn ein Mitarbeiter morgens von zu Hause prüfen möchte, welche Aufträge heute anstehen, öffnet er einfach den Browser. Achten Sie darauf, dass der Anbieter Daten auf Servern in Deutschland speichert und tägliche Backups garantiert, damit Ihre Patienten- und Unternehmensdaten DSGVO-konform geschützt sind.
2. Integrierte Abrechnung mit BEL und BEB97
Abrechnung direkt im System spart doppelte Eingaben und reduziert Fehler bei Kostenvoranschlägen und Rechnungen.
In vielen Laboren wird die Abrechnung noch in einem separaten Programm oder in Excel erledigt. Das kostet Zeit und führt zu Übertragungsfehlern. Eine moderne Laborsoftware enthält Jumbos mit BEL- oder BEB97-Positionen bereits im System. Sie erstellen Kostenvoranschläge, wandeln diese nach Freigabe in Aufträge um und generieren am Ende die Rechnung, alles aus einem Datensatz. Der XML-Export für Abrechnungsstellen funktioniert auf Knopfdruck. So entfällt das Abtippen von Positionen, und Sie behalten die Übersicht über offene und abgeschlossene Rechnungen.
3. IOS-Portal-Anbindung für digitale Abdruckdaten
Die direkte Anbindung an IOS-Portale spart den Umweg über E-Mail und Datei-Downloads bei digitalen Abdrücken.
Immer mehr Zahnarztpraxen arbeiten mit Intraoralscannern. Die Scan-Daten landen in herstellerspezifischen Portalen. Ohne direkte Anbindung müssen Sie sich in mehreren Portalen einloggen, Dateien herunterladen und manuell einem Auftrag zuordnen. Eine Laborsoftware mit integrierter IOS-Portal-Anbindung zeigt eingehende Scans direkt im jeweiligen Auftrag an. Das spart pro Fall mehrere Minuten und verhindert Verwechslungen, besonders wenn mehrere Praxen gleichzeitig digital liefern.
4. Kundenportal für Praxen: weniger Telefonate, mehr Übersicht
Ein integriertes Kundenportal gibt Zahnarztpraxen direkten Einblick in Auftragsstatus und Liefertermine.
Telefonate und Rückfragen von Praxen gehören zu den häufigsten Unterbrechungen im Laboralltag. “Wann ist die Krone fertig?” oder “Ist der Kostenvoranschlag schon raus?” kosten bei jedem Anruf einige Minuten. Ein Kundenportal löst das: Die Praxis sieht den aktuellen Status, den voraussichtlichen Liefertermin und kann Aufträge und fehlende Daten direkt digital einreichen. Das reduziert den Kommunikationsaufwand auf beiden Seiten erheblich. DentaTool bietet ein solches Portal bereits integriert, ohne Zusatzkosten.
5. EU-MDR-konforme Dokumentation und Rückverfolgbarkeit
Die Software muss Chargenerfassung, Konformitätserklärungen und Rückverfolgbarkeit nach EU-MDR abbilden können.
Seit dem Inkrafttreten der EU-MDR gelten strengere Anforderungen an die Dokumentation von Medizinprodukten. Dentallabore müssen verwendete Materialien und Chargen lückenlos dokumentieren und bei Bedarf nachweisen können. Manuelle Listen oder Papierdokumentationen sind fehleranfällig und zeitaufwändig. Eine moderne Laborsoftware erfasst Chargen direkt bei der Materialentnahme und verknüpft sie automatisch mit dem jeweiligen Auftrag. Konformitätserklärungen lassen sich pro Fall generieren. So sind Sie bei einer Prüfung vorbereitet, ohne vorher Ordner wälzen zu müssen.
6. Zeiterfassung und Controlling: wissen, was sich lohnt
Gesetzeskonforme Zeiterfassung per NFC-Smartcard und übersichtliches Controlling auf einen Blick.
Digitale Zeiterfassung ist längst keine Kür mehr: Laut EU-Gesetz ist sie für alle Arbeitgeber verpflichtend. DentaTool macht die Umsetzung denkbar einfach. Mitarbeiter stempeln sich per NFC-Smartcard ein und aus, und über eine übersichtliche Handy-Oberfläche lassen sich Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheitstage unkompliziert verwalten – für das gesamte Team.
Im Bereich Controlling bietet DentaTool die sogenannte „Chefstatistik”: Hier werden Arbeitsschritte den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet, sodass Sie auf einen Blick den erreichten Umsatz pro Mitarbeiter sehen. Darüber hinaus zeigen einfache, klar aufbereitete Statistiken den Umsatz pro Kunde und pro Produkt und stellen diese Einnahmen den tatsächlichen Kosten Ihres Labors gegenüber. So erkennen Sie sofort, welche Kunden profitabel sind, wo die Kalkulation nicht aufgeht und welche Produkte den größten Beitrag zum Ergebnis leisten. Auf dieser Grundlage können Sie Preise anpassen, Abläufe überdenken oder gezielt in Weiterbildung investieren.
7. Automatische Updates: Software, die sich selbst aktuell hält
Cloud-Software erhält Updates automatisch, ohne Installationsaufwand, Ausfallzeiten oder IT-Einsätze.
Bei klassischen Windows-Programmen bedeutet ein Update oft: Techniker bestellen, Rechner außer Betrieb nehmen, hoffen, dass danach noch alles funktioniert. Cloudbasierte Laborsoftware wird zentral aktualisiert. Wenn Sie sich morgens einloggen, arbeiten Sie bereits mit der neuesten Version. Das betrifft nicht nur neue Funktionen, sondern auch Sicherheitsupdates und Anpassungen an regulatorische Änderungen. Sie müssen sich um nichts kümmern und haben trotzdem immer den aktuellen Stand.
Die Auswahl der richtigen Laborsoftware entscheidet mit darüber, wie viel Zeit Sie für Zahntechnik haben und wie viel für Organisation draufgeht. Prüfen Sie Ihre aktuelle Lösung anhand dieser sieben Punkte. Wo es Lücken gibt, lohnt sich ein genauer Blick auf Alternativen.
DentaTool deckt alle genannten Funktionen in einem System ab, ohne Module und ohne versteckte Kosten. Wenn Sie sich selbst ein Bild machen möchten: Kostenlose Demo anfragen und in 30 Minuten sehen, wie es in der Praxis aussieht.
Frequently Asked Questions (FAQ)
Welche Funktionen muss eine moderne Dentallabor-Software mindestens haben?
Zu den wichtigsten Funktionen gehören cloudbasierter Zugang, integrierte Abrechnung (BEL/BEB97), IOS-Portal-Anbindung, ein Kundenportal für Praxen, EU-MDR-konforme Dokumentation mit Chargenerfassung, Zeiterfassung mit Controlling und automatische Updates.
Warum ist eine cloudbasierte Laborsoftware besser als ein klassisches Windows-Programm?
Cloud-Software läuft im Browser, braucht keinen eigenen Server und wird automatisch aktualisiert. Sie sparen IT-Kosten, können von jedem Gerät arbeiten und müssen sich nicht um Backups oder Updates kümmern. Die Daten liegen auf gesicherten Servern mit täglichen Backups.
Wie hilft Laborsoftware bei der EU-MDR-Dokumentation?
Eine moderne Laborsoftware erfasst Materialchargen direkt bei der Verarbeitung und verknüpft sie automatisch mit dem Auftrag. Konformitätserklärungen lassen sich pro Fall erzeugen. So ist die Rückverfolgbarkeit lückenlos dokumentiert, ohne manuelle Listen führen zu müssen.
Braucht ein kleines Dentallabor wirklich ein Kundenportal?
Gerade in kleinen Laboren sind Rückfragen per Telefon eine häufige Unterbrechung. Ein Kundenportal gibt Praxen Einblick in Auftragsstatus und Liefertermine. Das spart beiden Seiten Zeit, unabhängig von der Laborgröße.
Was kostet moderne Dentallabor-Software?
Die Preise variieren je nach Anbieter. DentaTool bietet alle Funktionen inklusive zu einem Jahrespreis ohne Modulzuschläge oder versteckte Kosten. Eine kostenlose Demo gibt Ihnen einen konkreten Überblick über Umfang und Preis.
