Die Preisliste eines Softwareanbieters zeigt selten das vollständige Bild. Viele Dentallabore erfahren erst nach Vertragsabschluss, welche Dentallabor Software Kosten tatsächlich auf sie zukommen: pro Arbeitsplatz, pro Update, pro Modul. Dieser Artikel zeigt fünf Kostenfallen, die bei der Anbieterwahl häufig übersehen werden, und gibt Ihnen konkrete Hinweise, worauf Sie bei einem Laborsoftware Preisvergleich achten sollten.
1. Lizenzgebühren pro Arbeitsplatz: Der Preis multipliziert sich
Viele Anbieter berechnen ihre Software pro Benutzer oder pro Arbeitsplatz, was bei wachsenden Teams schnell teuer wird.
Sie starten mit zwei Lizenzen für die Auftragsannahme und Abrechnung. Dann braucht der Zahntechniker am CAD-Platz Zugang, die Kollegin an der Ausgabe ebenfalls. Plötzlich zahlen Sie das Drei- oder Vierfache des ursprünglichen Preises.
Je nach Anbieter liegen die Kosten pro zusätzlichem Arbeitsplatz erfahrungsgemäß bei 30 bis 80 Euro monatlich.
Worauf Sie achten sollten: Fragen Sie vorab, wie viele Benutzerlizenzen im Grundpreis enthalten sind und was jede weitere Lizenz kostet. Manche Anbieter, darunter DentaTool, bieten bereits fünf Lizenzen im Paketpreis. So vermeiden Sie böse Überraschungen, wenn Ihr Team wächst.
2. Update-Kosten und kostenpflichtige Versionssprünge
Regelmäßige Updates sind bei klassischen Windows-Programmen oft nicht im Preis enthalten und kosten bei Versionswechseln mehrere hundert Euro.
Viele etablierte Programme unterscheiden zwischen kleinen Wartungsupdates und großen Versionssprüngen. Die kleinen kommen kostenlos. Sobald aber ein neues Release erscheint (etwa für EU-MDR-Anpassungen oder neue BEL-Positionen), wird eine Upgrade-Gebühr fällig.
In der Praxis bedeutet das erfahrungsgemäß: 300 bis 800 Euro pro Arbeitsplatz, alle paar Jahre.
Worauf Sie achten sollten: Klären Sie vor Vertragsabschluss, ob Updates im Preis enthalten sind. Bei cloudbasierten Lösungen sind fortlaufende Updates oft Teil des Abonnements. DentaTool etwa liefert tägliche Updates ohne Aufpreis, sodass Sie immer mit der aktuellen Version arbeiten.
3. Server-Wartung, Backups und IT-Infrastruktur
Klassische Laborsoftware erfordert eigene Server, regelmäßige Backups und einen IT-Dienstleister, der all das betreut.
Ein lokaler Server kostet in der Anschaffung je nach Konfiguration 2.000 bis 5.000 Euro. Dazu kommen laufende Kosten: Strom, Klimatisierung, Backup-Systeme, Firewall-Konfiguration. Und wenn der Server ausfällt, steht das Labor still, bis der IT-Dienstleister kommt.
Dessen Stundensätze liegen erfahrungsgemäß bei 80 bis 150 Euro. Besonders kritisch: Patientendaten und Gesundheitsdaten unterliegen der DSGVO. Unsachgemäße Backups oder fehlende Verschlüsselung können nicht nur Datenverluste verursachen, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Worauf Sie achten sollten: Fragen Sie, ob die Software einen eigenen Server voraussetzt. Cloudbasierte Lösungen wie DentaTool laufen im Browser. Server, Backups und Hosting sind im Preis enthalten, Sie brauchen keine eigene Hardware und keinen IT-Dienstleister für den laufenden Betrieb.
4. Schulungsgebühren und Einarbeitungszeit des Teams
Die Einführung neuer Software kostet nicht nur Geld für Schulungen, sondern auch Produktionszeit, die im Laboralltag fehlt.
Manche Anbieter berechnen Schulungen separat: je nach Umfang 500 bis 1.500 Euro für ein bis zwei Tage Einführung, oft vor Ort. Dazu kommt die Zeit, in der Ihr Team nicht produktiv arbeitet. Bei einem Labor mit fünf Mitarbeitern summiert sich das schnell auf mehrere tausend Euro.
Ein zusätzliches Risiko: Wenn nur eine Person die Software wirklich beherrscht und diese Person ausfällt, stehen die Abläufe still. Je komplexer das Programm, desto größer dieses Risiko.
Worauf Sie achten sollten: Prüfen Sie, ob Schulungen im Preis enthalten sind und ob Nachschulungen etwas kosten. Achten Sie auf eine intuitive Bedienoberfläche. DentaTool bietet persönliche Schulungen kostenlos an und ist so aufgebaut, dass das gesamte Team nach kurzer Einführung selbstständig arbeiten kann.
5. Kostenpflichtige Module für Funktionen, die Sie eigentlich brauchen
Viele Anbieter verkaufen Grundfunktionen wie Abrechnung, Chargenerfassung oder Kostenvoranschläge als separate, kostenpflichtige Module.
Sie entscheiden sich für eine Software, weil die Basisfunktionen überzeugen. Dann stellen Sie fest: Chargenerfassung für die EU-MDR-konforme Rückverfolgbarkeit? Extra-Modul. XML-Export für IOS-Portale? Extra-Modul. Kostenvoranschläge automatisch erstellen? Noch ein Modul.
Pro Modul zahlen Sie häufig 10 bis 50 Euro monatlich, manche Module kosten deutlich mehr. Am Ende addieren sich die Modulkosten zum Grundpreis und ergeben eine Summe, die weit über Ihrer ursprünglichen Planung liegt.
Worauf Sie achten sollten: Vergleichen Sie den Gesamtpreis, nicht den Einstiegspreis. Listen Sie die Funktionen auf, die Sie tatsächlich brauchen:
- Aufträge und Abrechnung
- BEL/BEB97
- Chargenerfassung
- Kostenvoranschläge
Prüfen Sie, welche davon im Grundpreis enthalten sind. DentaTool verfolgt ein anderes Modell: Alle Funktionen sind im Preis enthalten. Keine Module, keine Zusatzkosten.
Versteckte Kosten bei Laborsoftware summieren sich über die Jahre zu erheblichen Beträgen. Lizenzgebühren pro Arbeitsplatz, Update-Kosten, Server-Wartung, Schulungsgebühren und kostenpflichtige Module machen aus einem günstigen Einstiegsangebot schnell eine teure Gesamtlösung.
Ein konkreter Vergleichspunkt: der Gesamtpreis über drei bis fünf Jahre. Nicht der Monatspreis, nicht der Einstiegspreis. Der Gesamtpreis zeigt, was die Software wirklich kostet.
DentaTool bietet einen transparenten Jahrespreis mit allen Funktionen, fünf Benutzerlizenzen, Schulung, Support und Hosting inklusive. Keine Module. Keine versteckten Kosten. Kostenlose Demo anfragen und in 30 Minuten sehen, ob es zu Ihrem Labor passt.
Frequently Asked Questions (FAQ)
Wie hoch sind die tatsächlichen Gesamtkosten einer Dentallabor-Software pro Jahr?
Die tatsächlichen Kosten hängen vom Anbieter ab. Neben dem Grundpreis sollten Sie Lizenzgebühren pro Arbeitsplatz, Update-Kosten, Server-Wartung und kostenpflichtige Module einrechnen. Eine realistische Kalkulation über drei bis fünf Jahre zeigt die tatsächliche Belastung. DentaTool kostet 1.995 Euro pro Jahr, alle Funktionen und fünf Lizenzen inklusive.
Welche versteckten Kosten entstehen bei klassischer Windows-Laborsoftware?
Bei klassischen Windows-Programmen fallen häufig Kosten für eigene Server, IT-Dienstleister, Backup-Lösungen, kostenpflichtige Versionssprünge und separate Module an. Diese Posten tauchen oft nicht in der ursprünglichen Preisliste auf, summieren sich aber über die Jahre zu mehreren tausend Euro.
Worauf sollte ich beim Laborsoftware Preisvergleich achten?
Vergleichen Sie den Gesamtpreis über mindestens drei Jahre, nicht den Monatspreis. Prüfen Sie, wie viele Benutzerlizenzen enthalten sind, ob Updates im Preis inbegriffen sind, ob Sie eigene Hardware benötigen und welche Funktionen als kostenpflichtige Module verkauft werden.
Sind cloudbasierte Dentallabor-Lösungen günstiger als lokale Software?
In der Gesamtkostenrechnung oft ja. Cloud-Lösungen beinhalten in der Regel Server, Backups, Updates und Hosting im Preis. Kosten für eigene Hardware, IT-Dienstleister und manuelle Backups entfallen. Achten Sie darauf, dass der Anbieter Server in Deutschland betreibt und DSGVO-konform arbeitet.
Enthält DentaTool alle Funktionen im Preis?
Ja. DentaTool bietet alle Funktionen (Aufträge, Abrechnung, BEL/BEB97, Chargenerfassung, Kostenvoranschläge, Rückverfolgbarkeit) im Jahrespreis. Es gibt keine kostenpflichtigen Module, keine Einrichtungsgebühr und keine Update-Kosten. Schulung und Support sind ebenfalls enthalten.
